Il consenso al trattamento dei dati non dura per sempre. I dati personali di un cliente vengono conservati ai fini della prenotazione e, se i clienti lo desiderano, di marketing. Nel caso della prenotazione, i dati possono essere utilizzati solo per un periodo di tempo limitato, quindi i ristoranti devono assicurarsi di avere un periodo di conservazione.
Di seguito, abbiamo risposto alle vostre domande frequenti, disponibili anche nel nostro video sulla conservazione dei dati. Clicca qui per vedere il video
Che cosa si intende per periodo di conservazione dei dati?
Secondo il GDPR, i ristoranti devono stabilire un periodo di conservazione dei dati dei clienti. Dovranno:
Decidere per quanto tempo conservare i dati.
Eliminare in modo sicuro o rendere anonime le informazioni personali quando il periodo di conservazione termina.
Non esiste un tempo prestabilito per la conservazione dei dati dei clienti. Le aziende devono conservare i dati personali solo per il tempo necessario e devono documentare il periodo di tempo in cui intendono conservare i dati nella loro Informativa/Politica sulla privacy.
Informativa sulla Privacy
L'informativa sulla Privacy è una dichiarazione legale che specifica come un'azienda tratta i dati personali che raccoglie. È possibile trovare un esempio di Informativa sulla Privacy qui.
- Come impostare il periodo di conservazione?
Vai in Promuovere > Contatto cliente >Impostazioni sulla Privacy.
Alla fine della pagina, la sezione ‘customer data retention settings’ consente di impostare il periodo di tempo in cui i dati personali dei clienti vengono conservati prima di essere resi anonimi. Imposta il numero di mesi (ad es. 24 mesi) nel campo di testo.
Clicca ‘save’.
Una volta salvato il periodo di conservazione dei dati, il sistema provvederà ad anonimizzare i profili che non hanno interagito con il sistema entro il periodo di conservazione dei dati. Se si guarda a una data passata in cui ci sono prenotazioni per clienti i cui profili sono ora anonimizzati, essi appariranno come "Clienti cancellati".
Si noti che l'aggiornamento dei dati viene eseguito costantemente dal sistema seguendo un ordine di coda. Il diario può impiegare fino a 24 ore per anonimizzare tutti i dati rilevanti e renderli visibili nel vostro diario.
Come modificare i termini e le condizioni/la nota sulla privacy/l'informativa sulla privacy?
Poiché sono state apportate modifiche alle impostazioni sulla privacy, queste dovranno essere riportate nei Termini e condizioni.
Dal diario, clicca ‘impostazioni’ e dalla sezione prenotazioni clicca ‘Termini & Condizioni/Politica sulla Privacy’.
Cerca i Terminin e le Condizioni che vuoi modificare.
Clicca ‘modifica’, e ora è possibile apportare le modifiche nel campo ‘testo’.
Ricorda che dovrai aggiornare i Termini e Condizioni e l'Informativa sulla privacy ovunque essi appaiano: e-mail, il sito web o siti di terze parti.
Altre cose da considerare
Il GDPR stabilisce che i dati personali "possono essere conservati in una forma che consenta l'identificazione dell'individuo solo per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali sono stati trattati". Pertanto, un ristorante può scegliere di stabilire il proprio periodo di conservazione. Con questa funzione, i ristoranti dovranno decidere la loro politica in merito alla durata di conservazione dei dati personali. Dovranno giustificare le loro ragioni, indipendentemente dalla durata del periodo di conservazione dei dati.
Così, se un cliente non ha interagito con un gruppo di ristoranti entro "x mesi" (periodo di tempo deciso dal ristorante) e non ha pianificato interazioni future (come una prenotazione futura), il suo record di cliente verrà automaticamente anonimizzato dal sistema. Le interazioni possono includere:
Prenotazioni o visite.
Vouchers.
Richieste di informazioni.
Registrazione del cliente.
Preordini.
Se il record del cliente è in linea con quanto sopra, allora sarà reso anonimo.
I dati seguenti verranno cancellati:
Dati personali come e-mail, numero di telefono, indirizzo, preferenze di marketing, codici cliente e commenti.
Carte di credito (laddove applicabile).
Numero di iscrizione Avios (laddove applicabile).
Collegamento all'account dell'utente (laddove applicabile ), il cliente può cancellare il proprio account del portale.
Interessi del cliente (laddove applicabile ).
Dettagli e cronologia dei pre-ordine, nel caso in cui il cliente fosse un ospite di una prenotazione con pre-ordine.
Dettagli cliente nei Vouchers.
I dati restanti:
Anche se i dati saranno resi anonimi, non si vogliono perdere informazioni che potrebbero essere utili per la stesura di rapporti o previsioni future. Pertanto, i seguenti dati saranno conservati:
Dati relativi alla prenotazione
Dati dei preordini
Dati relativi alla richiesta di specifiche funzioni
Dati dei vouchers
Recensioni (rese anonime)