O consentimento para o processamento de dados não dura para sempre. As informações pessoais de um cliente são retidas para fins de reserva e, se os clientes optarem por participar para efeitos de marketing. No caso de fazer uma reserva, esta só pode ser utilizada por tempo limitado, pelo que os restaurantes devem garantir que têm um período de retenção em vigor.

Em baixo, respondemos ás suas perguntas frequentes que também estão disponíveis no nosso vídeo de retenção de dados - clique aqui para ver o vídeo

 O que é um período de retenção?

Sob a lei RGPD, os restaurantes precisam ter um período de retenção por quanto tempo eles mantêm os dados dos clientes. Eles precisarão:

• Decidir por quanto tempo eles manterão os dados do cliente.
• Excluir ou anonimize com segurança as informações pessoais quando o período de retenção terminar.

Não há tempo definido em que uma empresa pode reter os dados do cliente. As empresas devem reter dados pessoais apenas pelo tempo necessário e devem documentar por quanto tempo pretendem reter dados em seu Aviso/Política de Privacidade.

Aviso/Política de Privacidade

Um Aviso/Política de Privacidade é uma declaração legal que especifica como uma empresa processa os dados pessoais que coleta. Você pode encontrar uma amostra de Aviso/Política de Privacidade aqui.

Como você define o período de retenção?

• Ir até para Promover > Contato do cliente > Configurações de privacidade
• Na parte inferior, as "configurações de retenção de dados do cliente" permitem que você defina por quanto tempo os dados pessoais dos clientes são mantidos antes de serem anonimizados. Defina o número de meses (por exemplo, 24 meses) no campo de texto.
  
  
  

NOTAS IMPORTANTES : Assim que tiver adicionado o período de tempo que pretende manter os dados pessoais dos clientes antes de serem anonimizados, esta configuração começa a funcionar imediatamente e NÃO podemos revertê-lo.

Se tiver vários espaços no mesmo grupo, o mesmo período de retenção será aplicado a TODOS os espaços do grupo.  O período de retenção é uma definição de grupo.

• Clique em 'guardar'.
• Uma vez que o período de retenção de dados seja guardado, o sistema funcionará em perfis anônimos que não interagiram com o sistema dentro do período de retenção de dados. Se você olhar para uma data passada em que há reservas para clientes cujos perfis agora estão anônimos, eles serão exibidos como 'Cliente excluído'.

Por favor note que o trabalho de atualização de dados é executado constantemente em segundo plano do sistema em um formato baseado em fila.

O diário pode levar até 24 horas para anonimizar todos os dados relevantes e para que isso fique visível em seu diário.

Como alterar seus Termos e Condições/Aviso de Privacidade/Política?

Como você fez alterações nas suas configurações de privacidade, isso deverá ser refletido nos seus Termos e Condições.

• No sua ResDiary , clique em 'configurações' e na seção de reservas clique em 'Termos e Condições/Aviso de Privacidade/Política'.
• Encontre os Termos e Condições aos quais você deseja fazer alterações.
• Clique em 'editar' e agora você pode fazer suas alterações no campo 'texto'.
• Lembre-se de que você precisará atualizar seus Termos e Condições e Aviso/Política de Privacidade onde quer que apareçam; e-mail, seu site ou sites de terceiros

Aspectos a considerar

O RGPD afirma que os dados pessoais “só podem ser mantidos de uma forma que permita a identificação do indivíduo por não mais do que o necessário para os fins para os quais foram processados”. Portanto, um restaurante pode optar por definir seu próprio período de retenção. Com esse recurso, os restaurantes precisarão decidir sua política por quanto tempo desejam manter os dados pessoais. Eles precisarão justificar seu raciocínio, por mais longo que seja o período de retenção de dados.

Portanto, se um cliente não interagiu com um grupo de restaurantes dentro de “x meses” (período de tempo decidido pelo restaurante) e não tiver interações futuras planejadas (como uma reserva futura), seu registro de cliente será automaticamente anonimizado pelo sistema. As interações podem incluir:

• Reservas ou visitas.
• Cartões de presente.
• Consultas de função.
• Registro de cliente.
• Pré-encomendas.

Se o registro do cliente estiver de acordo com o acima, ele será anonimizado.

Os seguintes detalhes serão apagados:

• Dados pessoais, como e-mail, número de telefone, endereço, preferências de ativação de marketing, códigos de cliente e comentários
• Dados do cartão de crédito (se aplicável).
• Número de membro Avios (se aplicável).
• Link para a conta de usuário do portal (se aplicável), o cliente pode excluir sua própria conta do portal.
• Interesses do cliente (se aplicável).
• Detalhes e histórico do hóspede da pré-encomenda caso o cliente tenha sido um hóspede em uma reserva que tenha uma pré-encomenda.
• Dados de contato em vouchers

Dados restantes:

Embora os dados sejam anonimizados, você não quer perder informações que podem ser úteis para relatórios ou previsões futuras. Portanto, os seguintes dados serão mantidos:

• Dados de reserva
• Dados de pré-encomenda
• Dados de consulta de função
• Dados do voucher
• Comentários (anônimos)

Grupos:

Se tiver mais do que um espaço que faça parte do mesmo grupo de reservas , qualquer que seja o período de retenção definido para um dos espaços, este será alterado e passará a ser o mesmo para TODOS os espaços .  O período de retenção NÃO pode ser diferente para cada espaço. 

Ver vídeo em baixo: