Le consentement pour l’utilisation des données n’est pas éternel. Les données personnelles d’un client sont gardées pour une réservation et, si le client s’y inscrit, pour le marketing.
Ci-dessous, vous trouverez une FAQs qui est aussi disponible sur notre vidéo sur la Rétention des Données - cliquez ici pour voir la vidéo
Qu’est ce que la période de rétention ?
Sous la RGPD (Réglementation Générale sur la Protection des Données), les restaurants doivent avoir une période de rétention déterminant la durée de conservation des données clients. Ils auront besoin de :
Décider combien de temps les données des clients seront gardées
Supprimer, ou anonymiser, de manière sécurisée les données personnelles en dehors de la période de rétention.
ResDiary fournit aux restaurants la possibilité de fixer leur propre période de rétention ainsi que l’anonymisation automatique des données clients après expiration de la période.
Comment paramétrer la période de rétention ?
Cliquez sur ‘Promote’ puis dans la section ‘Contact Client’, cliquez sur ‘Paramètres de Confidentialité’. D’ici, il y a plusieurs options vis-à-vis de la protection de vos données clients.
En bas, ‘Paramètres de rétention des données client’ vous laisse paramétrer la durée de conservation des données personnelles des clients avant qu’elles soient anonymisées. Définissez le nombre de mois (par ex : 18 mois) dans le champs de texte.
Cliquez sur ‘Sauvegarder’.
Comment changer vos Conditions Générales / Politique de Confidentialité ?
Comme vous avez apporté des changements à votre paramètres de confidentialité, cela devra être renseigné dans vos Conditions Générales.
Dans votre journal, cliquez sur ‘Paramètres’ et depuis la servions ‘Réservations’ cliquez sur ‘Conditions Générales / Politique de Confidentialité’.
Trouvez les Conditions Générales que vous souhaitez modifier
Cliquez sur ‘Modifier’, et vous pouvez apporter vos changements dans le champs de saisie de texte.
Veuillez noter que vous devrez mettre à jour vos Conditions Générales et Politique de Confidentialité partout où elles apparaissent ; email, site internet et sites partenaires
Choses à prendre en compte
La RGPD établit que les données personnelles doivent être “conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées”. De fait, un restaurant peut choisir sa propre durée de rétention. Avec cette fonctionnalité, les restaurants devront décider pour combien de temps ils souhaitent garder les données personnelles. Ils devront justifier leur raisonnement, peu importe la longueur de la rétention.
Donc, si un client n’a pas interagi avec le groupe d’un restaurant en “X mois” (durée choisie par le restaurant) et n’a aucune interaction à venir (comme une réservation future) alors, leurs profil client sera automatiquement anonymisé par le système. Les interactions incluent :
Les réservations ou visites
Bons cadeaux (vouchers)
Demandes de Groupes
Inscription Client
Pré-Commandes
Si le profil client est en accord avec les éléments ci-dessous, il sera alors anonymisé.
Les détails suivants seront supprimés :
Informations Personnelles comme l’email, numéro de téléphone, adresse, préférences marketing, codes et notes clients
L’empreinte Bancaire (si applicable)
Le numéro d’adhésion Avios (si applicable)
Le lien au compte client ResDiary (si applicable), le client peut supprimer son propre compte ResDiary.
Les centres d’intérêts (si applicable)
Détails des Pré-commandes et l’historique is le client était un convive lors d’une pré-commande
Informations personnelles des bons (vouchers)
Données conservées :
Bien que les données seront anonymes, vous ne souhaitez pas perdre les informations qui pourraient être utiles pour vos rapports ou prévisions. De fait, les données suivantes seront gardées :
Données de réservation
Données de pré-commande
Données des demandes de groupe
Données des bons (vouchers)
Avis (anonymisés)